Gestione dei documenti e copie di sicurezza

In generale in un PC qualsiasi lavoro prodotto dall'utente si trasforma in un documento (detto anche file) che viene salvato nella "memoria di massa" interna del PC, il cosiddetto Hard Disk Drive.

La cartella Documenti

Questi documenti sono, per consuetudine e comodità, posizionati all'interno di una cartella specifica chiamata proprio Documenti, facilmente accessibile tramite il pulsante Start di Windows.

All'interno di questa cartella sono normalmente presenti ulteriori cartelle create per suddividere i documenti in categorie come ad esempio musica, fotografie, filmati.

Il menu Start e in alto la cartella Documenti in Windows XP

Suddivisione in cartelle

L'utente può, per esigenze personali, creare altre cartelle da affiancare a quelle già esistenti all'interno di Documenti; ad esempio contabilità, studio, lavoro, casa, ecc. Le chiameremo sottocartelle.

Maggiore è il numero di documenti presenti nella cartella Documenti, maggiore potrà essere l'esigenza di organizzarli per argomenti, creando delle sottocartelle.

In questo modo archiviare i propri documenti e successivamente ritrovarli, diventa molto semplice: tutto si trova in ordine nella cartella Documenti.

Numero dei documenti e loro valore

Facilmente ci si rende conto che man mano che il materiale archiviato nel PC aumenta, aumenta anche il valore che questi documenti assumono per il loro proprietario. Si tratta in effetti del valore espresso in termini di tempo, energie e risorse coinvolte nella creazione di questi documenti.

Di conseguenza l'eventuale possibilità che i documenti archiviati possano subire danneggiamenti, o addirittura andare distrutti a causa di un guasto del PC, diventa sempre più rilevante man mano che aumenta con la mole della cartella Documenti: pensate alla perdita che si subirebbe se all'improvviso andassero perse le fotografie dalla fotocamera digitale, o la musica acquistata on-line. Quale perdita sarebbe se venissero perse le relazioni di lavoro, l'archivio della contabilità, ed altri documenti di lavoro?

Copie di sicurezza dei documenti, il Backup

Per ovviare al rischio di perdita dei documenti la prima contromisura, e la più intuitiva, è quella di creare delle "copie di sicurezza" delle cartelle il cui contenuto assume il maggiore valore. Queste copie sono dette di backup.

Ciò si realizza in modo quasi immediato disponendo di una Pendrive sufficientemente capiente: basterà infatti fare un "Copia-Incolla" della intera cartella Documenti, o meglio delle singole cartelle.
Un sistema migliore riguardo ad affidabilità e durata delle copie è il backup su disco ottico; CD-ROM o DVD-ROM.

La modalità con cui eseguire un backup su CD o DVD sarà oggetto del prossimo post.