Excel e Word per documenti dinamici

Buongiorno ragazzi,
vi faccio una breve sintesi rispetto alla possibilità di interazione dinamica che esiste tra Excel e Word, di cui abbiamo parlato ieri.
Excel è un potente server DDE (Dynamic Data Exchange), e può facilmente mettere a disposizione di Word le tabelle di dati e i grafici ad essi collegati.
Quella che segue è una semplicissima tabella da cui sono stati ricavati due grafici.

Sia la tabella che i grafici sono poi stati importati in Word utilizzando Copia, Incolla Speciale, Incolla Collegamento,(come si vede dalla figura seguente).

In questo modo si stabilisce un collegamento stra il file originale di Excel in cui sono inseriti i valori ed i grafici, e il documento di Word che si aggiorna automaticamente ogni volta che vengono modificati i valori della tabella di dati di Excel.

Questa funzionalità si presta a molteplici applicazioni e per ora ve le lascio immaginare.

Prossimamente torneremo sull'argomento, vedendo come realizzare una relazione che possa essere aggiornata periodicamente senza doverla riscrivere per intero. Oppure un'agenda impaginata in modo personalizzato che anno per anno cambia automaticamente con il cambiare di un solo parametro.

M.I.

Stampare etichette da un elenco di indirizzi

La volta scorsa vi ho mostrato come procedere nella creazione di etichette singole da usare per vari scopi: abbiamo visto una copertina per CD, e poi durante la riunione del Gruppo del 2/11/12, anche etichette per faldoni e per bottiglia.

Adesso è venuto il momento delle etichette postali per la spedizione, create a partire da un elenco di nominativi.

Ecco cosa intendo: una pagina di etichette con gli indirizzi dei destinatari, da stampare direttamente e applicare sulle buste.

Creazione di Etichette con Word

Con Word possiamo preparare etichette per diversi usi: ad esempio per la spedizione di lettere, per faldoni, o per custodie di CD-Rom. Inoltre è possibile creare etichette postali partendo da elenchi di indirizzi già esistenti.
Ecco in alcuni semplici passaggi un metodo per preparare delle etichette personalizzate che potranno assumere le dimensioni desiderate all'interno di un normale foglio A4.
Il caso concreto permette di preparare una copertina per la custodia sottile di un CD.
I passaggi si applicano a Microsoft Word 2003.

Approfittiamo delle ClipArt

Il menu Inserisci è una miniera di gadget "creativi". Abbiamo già visto come inserire del testo con lo strumento WordArt, ecco allora come approfittare di un'altro strumento utile e divertente: le immagini ClipArt.

APPROFITTIAMO DI WORDART

Impossibile che non abbiate mai sentito parlare di WordArt.
Se volete preparare una scritta colorata è lo strumento più immediato da usare.

Ecco un esempio:

Non male! Che ve ne pare?

WordArt è uno strumento gratuito presente da sempre in Word. È facilissimo da usare e i risultati sono garantiti.


Una scritta di questo tipo si può usare in molti modi: per esempio potremmo creare usando le tabelle di Word un calendario delle date del Laboratorio del Gruppo Computer, e inserirci le presenze.
Ecco cosa ho in mente:

LETTERE ACCENTATE CON WORD

Scrivere un testo con lettere accentate è immediato: sul lato destro della tastiera ci sono tutte le vocali accentate necessarie per la lingua italiana.
Le vocali accentate maiuscole però non ci sono: se volessi scrivere LUNEDI dovrei usare l'apostrofo ottenendo LUNEDI', è accettabile in molti casi ma non è bello.
Possibile che Word non abbia le lettere accentate maiuscole?
La domanda è retorica, la risposta è scontata: Il sistema c'è e non è complesso... anzi ce ne sono tre, non ne conosco altri e a me bastano.
Primo metodo, quello ufficiale:
Per ottenere una lettera accentata si usa la combinazione Ctrl+' poi la maiuscola da accentare, per esempio la lettera Í, si ottiene premendo Ctrl+' I (control apostrofo e poi la I maiuscola). Stessa cosa per la lettera Ó, la otteniamo con Ctrl+' O (control apostrofo e poi O maiuscola).
Il sistema si applica a tutte le vocali e a tutti gli accenti: provate Ctrl+: O (control due punti e poi O maiuscola).
Semplice no?
Secondo metodo, un trucchetto:
Se vi serve una vocale maiuscola la scrivete minuscola, poi la trasformate in maiuscola con la combinazione ↑+F3 (maiuscolo F3).
Terzo metodo, anche questo ufficiale:

In Word c'è da sempre il comando Simbolo all'interno del menu Inserisci... Serve proprio ad inserire caratteri speciali e simboli che non sono presenti sulla tastiera. Naturalmente ci trovate tutte le maiuscole accentate ed molti altri simboli.

Attenzione il primo e il secondo metodo funzionano con Word, il terzo lo potete trovare anche in altri programmi non solo di elaborazione testi!

Buon lavoro a tutti.

INSERIRE UNA TABELLA CON LO STRUMENTO TABELLA

Lo strumento Tabella permette la creazione e la formattazione rapida di tabelle all'interno del documento.

Lo strumento Tabella è facilmente raggiungibile con il corrispondente menu “Tabella” in Word versione 2003 e nelle versioni attuali di LibreOffice e OpenOffice.

Il menu Tabella di Word2003

Il menu Tabella di LibreOffice

Nelle versioni successive di Word, la 2007 e la 2010, lo strumento tabella è collocato nella “Barra Multifunzione” degli strumenti denominata “Inserisci”.

Prossimi appuntamenti da Settembre

Giunti ad Agosto eccoci a fare già i programmi per Settembre.

Per prima cosa il nuovo calendario degli appuntamenti. 

Ecco le prime quattro date: 

- 21 Settembre, 

- 5 e 19 Ottobre, 

- 2 Novembre. 

Come sempre si tratta di Venerdì pomeriggio alle 15.

Per seconda cosa una mia considerazione: mi sembra che aver puntato in maniera decisa su argomenti come la posta elettronica e l'elaborazione dei testi abbia consentito di fare progressi consistenti.

La vostra presenza assidua e numerosa è molto incoraggiante, e i risultati buoni.

Sono d'accordo che va fatto di più sul fronte degli esercizi individuali da svolgere tra un incontro e il successivo. Su questo punto è molto importante che la vostra collaborazione e l'impegno non manchino mai e  che gli esercizi vengano svolti da tutti e secondo le scadenze definite. In mancanza di ciò diventerebbe impossibile proseguire con lo svolgimento degli argomenti programmati e tutti sarebbero costretti a rallentare.

Cosa ne pensate? Gradirei molto dei commenti a queste due osservazioni.

Ecco ora come procederemo a partire dal 21 Settembre.

- Approfondimenti sull'elaborazione di testi: controllo del paragrafo; divisione in colonne; inserimento di tabelle; inserimento di immagini. 

Esercizi collegati saranno finalizzati alla preparazione di elenchi e liste, semplici manifestini e bigliettini, da utilizzare in casa e all'esterno, sia stampati che da inviare con la posta elettronica.

Appena conclusa questa parte inizieremo l'argomento successivo:

- Il foglio elettronico, principe degli strumenti per impostare tabelle numeriche su cui svolgere calcoli semplici e complessi, ausilio essenziale in numerosi campi di impiego anche per chi non deve fare uso della matematica.

Risposte Veloci

La modalità con cui mi ponete delle domande (a bruciapelo) per esigenze e curiosità personali durante i nostri incontri del venerdì, mi ha suggerito un nuovo modo di affrontarle, per evitare che spezzino il flusso degli argomenti: l'angolo delle risposte veloci (nel senso di brevi). 

Ad ogni incontro daremo spazio alle domande personali fuori argomento (Off-Topic). Queste domande veloci verranno poste solo alla fine dell'incontro e le risposte veloci verranno date il venerdì successivo.

Una corsia preferenziale ci sarà per le domande fatte tramite questo Blog, a cui risponderò direttamente con lo stesso mezzo di comunicazione (e quasi in tempo reale).

Buone vacanze a tutti

M.

Elaborati ricevuti ad oggi

Ho terminato di controllare gli elaborati che mi avete inviato nella posta elettronica.

Ecco un elenco di riepilogo: Giorgia (2 versioni), Bruno, Emanuele, Emiliano (anche in PDF), Massimiliano, Pietro + Domenico, Pietro + Vincenzo.

Mancano ancora i lavori di Daniele e Leonardo, ma arrivati ad oggi, primo Maggio, non li aspetto nemmeno. Riccardo era assente le ultime due volte.

Vi anticipo che la qualità dei risultati mi soddisfa: non ci sono errori sostanziali e le regole di base sono state rispettate.

Ho apprezzato il lavoro di chi ha preparato due lavori e di chi lavorando in coppia ha contribuito con creatività.

I dettagli Venerdì 4 Maggio. Argomento dell'incontro sarà l'uso corretto della tabulazione.

Ciao a tutti e Buon Primo Maggio.

M. 

Elaborazione di testi, funzioni avanzate

Tra le caratteristiche tipiche dei word processor moderni ne ho indicate alcune che sono decisamente funzioni avanzate. Facendo un raffronto tra WordPad (il word processor base presente in tutte le versioni di Windows) e, ad esempio, Microsoft Word è facile vedere che il primo è completamente carente di strumenti per la creazione di Tabelle e sono presenti le sole funzioni di Tabulazione (che ricordano quelle di una macchina da scrivere). Nel primo manca inoltre il Controllo Ortografico, che segnala la presenza di errori di battitura, e così anche il dizionario di sinonimi. Manca la possibilità di disporre il testo in due o più colonne. Mancano anche funzioni come la sillabazione automatica, la gestione di indici e sommari e di note a fondo pagina, oppure la stampa di documenti combinata a elenchi provenienti da database, detta stampa unione.

Come si intuisce si tratta di funzioni che spesso vengono usate in documenti più complessi di una semplice lettera o in un promemoria, ma sono abbastanza comuni in molte situazioni e, specialmente se ci si abitua a sfruttarle, diventano di uso frequente.