Elaborazione di testi, funzioni avanzate

Tra le caratteristiche tipiche dei word processor moderni ne ho indicate alcune che sono decisamente funzioni avanzate. Facendo un raffronto tra WordPad (il word processor base presente in tutte le versioni di Windows) e, ad esempio, Microsoft Word è facile vedere che il primo è completamente carente di strumenti per la creazione di Tabelle e sono presenti le sole funzioni di Tabulazione (che ricordano quelle di una macchina da scrivere). Nel primo manca inoltre il Controllo Ortografico, che segnala la presenza di errori di battitura, e così anche il dizionario di sinonimi. Manca la possibilità di disporre il testo in due o più colonne. Mancano anche funzioni come la sillabazione automatica, la gestione di indici e sommari e di note a fondo pagina, oppure la stampa di documenti combinata a elenchi provenienti da database, detta stampa unione.

Come si intuisce si tratta di funzioni che spesso vengono usate in documenti più complessi di una semplice lettera o in un promemoria, ma sono abbastanza comuni in molte situazioni e, specialmente se ci si abitua a sfruttarle, diventano di uso frequente.


In un text editor come Blocco note, a parte la possibilità di scrivere,  salvare e stampare il testo, manca praticamente tutto compresa la possibilità di usare diversi tipi di carattere su porzioni di testo differenti.

Come esercitarsi ad usare un word processor?

Dato che esistono diversi software per svolgere l'elaborazione dei testi e dei documenti, si nota che alcune regole operative di base sono comuni a tutti indistintamente, e spesso sono comuni anche all'ambiente operativo di Windows.

Ad esempio l'uso dei menu e la digitazione del testo, avvengono in modo consueto e uguale in tutti i software per Windows, così come nei siti Internet. Anche la selezione di parole e gruppi di parole mediante mouse o tastiera sono comuni, così come l'applicazione del tipo di carattere. L'utilizzo di scorciatoie da tastiera (dette anche combinazioni di tasti) è pressoché standardizzata per le funzioni di base, come Copia, Taglia, Incolla, Annulla, ma può differire già per l'evidenziazione con grassetto, corsivo e sottolineato.

Quindi il miglior modo di esercitarsi con un word processor è iniziare a scrivere un testo di  prova senza badare alla formattazione; così come lo si farebbe in un text editor, badando solo a correggere gli errori di battitura, evitando di pensare a evidenziazioni, rientri, ecc. Successivamente si passerà all'impostazione del tipo e della dimensione del testo, dell'interlinea, dei rientri dei paragrafi, delle evidenziazioni necessarie.

Un buon inizio potrebbe essere la scrittura di una lettera: Mittente; Destinatario;  Luogo e data; Oggetto; Testo; Saluti; Firma.

Ecco in modo schematico di quali elementi si compone una lettera commerciale (tratto da http://scrivere.palermoo.it/lettere_commerciali.html) e in che posizione andranno collocati sul foglio.
  Qualche suggerimento su come scrivere una lettera lo trovate sul sito http://homes.chass.utoronto.ca/~ngargano/corsi/corrisp/partilet.html

Ecco come passare dall'inserimento del testo alla lettera impaginata

Per iniziare si inserisce tutto il testo della nostra lettera, ecco un esempio in cui un cliente immaginario ordina della merce ad un immaginario fornitore:

Applicare i rientri
Ora si devono disporre i paragrafi rientranti usando il righello, ma solo dopo aver selezionato il testo da spostare.
In particolare si selezionano le righe del destinatario e si fanno rientrare sul righello fino a 9 cm. Osservate il cerchio rosso sul righello.

Si selezionano le righe dell'elenco del materiale ordinato, e si fanno rientrare a 2 cm.

 In fine si selezionano le righe della firma e si fanno rientrare sul righello fino a 9 cm, allineandole alle righe del destinatario.

Rifiniture
Adesso che la lettera ha preso forma mancano le rifiniture: è necessario evidenziare qualche righa di testo.
In questo tipo di lettere di solito l'oggetto è in grassetto: basta selezionare la riga e cliccare sul pulsante che imposta l'evidenziazione.

Spesso si evidenzia anche il destinatario usando il grassetto o un diverso tipo di carattere. In altri casi si rimpicciolisce di uno o due misure il testo del mittente, quando occupa troppo spazio. In fine per un migliore aspetto si potrebbe centrare le righe della firma: si selezionano le due righe della firma e si clicca sul pulsante "Centra il testo". Il risultato è migliore con un rientro di 8 cm anziché di 9 cm.

Il nostro lavoro adesso è finito. Possiamo stampate e inviare la lettera.

Se non fossimo ancora soddisfatti potremmo fare alcune ulteriori modifiche all'aspetto del nostro documento: Cambiare il tipo e la dimensione dei caratteri (il cosiddetto Font); dare un tocco di colore, per esempio, alla denominazione sociale del mittente.

Fate l'esercizio e scrivetemi le vostre impressioni.