Stampare etichette da un elenco di indirizzi

La volta scorsa vi ho mostrato come procedere nella creazione di etichette singole da usare per vari scopi: abbiamo visto una copertina per CD, e poi durante la riunione del Gruppo del 2/11/12, anche etichette per faldoni e per bottiglia.

Adesso è venuto il momento delle etichette postali per la spedizione, create a partire da un elenco di nominativi.

Ecco cosa intendo: una pagina di etichette con gli indirizzi dei destinatari, da stampare direttamente e applicare sulle buste.

Queste etichette richiedono una procedura analoga ma con alcune peculiarità particolari. Infatti non sarà  sufficiente definire la dimensione dell'etichetta e riempirla con testo, WordArt e ClipArt; dovremo per prima cosa compilare un elenco di nominativi e di indirizzi da usare ogni volta che vorremo stampare le etichette.
Partiamo dal menu Strumenti, Lettere e Indirizzi, Stampa unione...:

Sul lato destro della finestra di Word compare il pannello Stampa unione con cui lavoreremo da adesso in poi.

Tra le opzioni disponibili (Lettere, Messaggi di posta elettronica, Buste, ecc.) facciamo click su Etichette e poi, in basso, su Successivo: Documento di partenza, per passare alla fase successiva.

Ora definiamo che le etichette verranno preparate sul documento corrente, cioè sul documento vuoto visibile nella finestra di Word in questo momento, cambiandone però l'impostazione (Cambia il layout del documento). Si deve inoltre definire il tipo di etichetta da creare con Opzioni etichette....

Questa fase la conosciamo già avendola vista la volta scorsa durante la definizione del formato delle etichette per CD. Sceglieremo il tipo che si presta meglio alle nostre esigenze o lo definiremo in modo personalizzato se necessario.

Otterremo un foglio di etichette creato su documento corrente aperto in Word.

Adesso si passa alle fase successiva facendo click in basso a destra su Successivo: selezione destinatari. Le possibilità prevedono che esista già un elenco di destinatari, che l'elenco sia preso dalla rubrica di Outlook, oppure che si voglia creare un nuovo elenco. Questo è il nostro caso; quindi facciamo click su Crea un nuovo elenco e poi su Crea..., appena più in basso.

Il nuovo elenco deve essere creato compilando una ad una le schede relative ad ogni singolo destinatario: si tratta di un lavoro un po' noioso ma assolutamente necessario (almeno la prima volta) e utilissimo, dato che in seguito lo troveremo già pronto.

A questo punto l'elenco dei destinatari è pronto e possiamo procedere, facendo click su OK.

Il lavoro è quasi terminato; dobbiamo disporre gli indirizzi sulle etichette. Ecco come procediamo: per prima cosa si fa click su Successivo: Disponi etichette in basso a destra sul pannello Stampa unione.

Adesso sul pannello Stampa unione ci sono le opzioni relative alla disposizione delle etichette e si deve fare click su Blocco di indirizzi....

In questo pannello si può decidere il modo in cui compariranno le informazioni del destinatario e di conseguenza si fa click su OK.

Ecco numerati i tre passaggi finali con cui si dispongono i blocchi di indirizzi su ciascuna etichetta creata nel documento.

Ed ecco finalmente il risultato finale in modalità "anteprima di stampa".

Fatto tutto ciò (bella faticata no?) possiamo finalmente stampare le etichette postali per i nostri destinatari.

Avendo preparato l'elenco dei destinatari, la prossima volta il lavoro sarà molto semplificato e molto più veloce.
Come sempre capita in questi casi, provando ci si accorge come fare le cose sia più semplice che raccontarle.

Buone etichette a tutti.
M.